Xuất phát điểm là một lập trình viên, sau khi tốt nghiệp đại học, anh Hải có 2 năm làm việc trong một công ty khởi nghiệp về công nghệ. Tuy vậy, anh luôn muốn thử thách bản thân nhiều hơn, trải nghiệm môi trường lớn hơn lúc “nhiệt huyết tuổi trẻ đang căng tràn”. Và anh đã khăn gói Nhật tiến, mang theo giấc mơ tuyệt đẹp đến xứ sở hoa anh đào.
Anh Hải (thứ 2 từ phải qua) và đồng nghiệp tại buổi Tổng kết cuối năm của CMC Japan
Suốt hơn 3 năm học tập và làm việc tại đất nước này, câu hỏi mà anh nhận được nhiều nhất chính là: “Làm thế nào để có thể làm việc hiệu quả như người Nhật?” Cùng với đặc trưng công việc yêu cầu sự logic và thống nhất xuyên suốt, chính anh cũng băn khoăn tìm cách duy trì hiệu quả công việc. Để rồi sau bao ngày tìm tòi, nghiên cứu, cuối cùng anh đã khám phá ra bí quyết “thần kỳ” tạo nên sự thành công đáng ngưỡng mộ của đất nước mặt trời mọc – “Quy tắc Horenso”.
Vậy tại sao lại là Horenso?
報連相(Horenso) là viết tắt của 報告(hokoku báo cáo), 連絡(renraku liên lạc) và 相談(sodan thảo luận). Anh Hải giải thích, quy tắc này hướng đến mục đích tối ưu hoá giao tiếp tại nơi làm việc và nâng cao giá trị của tổ chức. Để cấp quản lý nắm được tiến độ công việc và các vấn đề phát sinh, nhiệm vụ cốt yếu cần làm là báo cáo định kỳ, chính xác, đầy đủ. Vì thế quy tắc phải bắt đầu bằng xuất phát điểm Hokoku.
Anh còn chia sẻ thêm rằng, tất cả các hạng mục từ lớn đến nhỏ đều cần báo cáo. “Tại sao ư? Đơn giản vì không báo cáo, leader sẽ thấy bất an và mất thời gian xác nhận tiến độ. Không ít trường hợp project thay đổi nhưng thành viên chủ quan không báo cáo, dẫn đến cả team không kịp xử lý khi phát sinh vấn đề.”
Tiếp theo với Renraku – liên lạc. Càng làm việc ở vị trí cao hơn, anh Hải càng nhận ra tầm quan trọng của nhiệm vụ này. Việc liên lạc thường xuyên thông qua đối thoại trực tiếp, email hay fax đều nhằm mục đích cập nhật thông tin đến người nghe “nhanh” và “súc tích”, đảm bảo ra quyết định kịp thời. Trường hợp có sự thay đổi mà không liên lạc hay tự ý giải quyết có thể dẫn đến mâu thuẫn quan điểm và xung đột giữa các bên. Tuy vậy, không phải lúc nào liên lạc thường xuyên cũng tốt, nên cần cẩn trọng suy xét thời điểm thích hợp.
Khâu cuối cùng là Sodan – bàn bạc. Với anh Hải, sodan là điểm nòng cốt giúp giảm áp lực trong công việc. Cùng ngồi lại bàn bạc, đưa ra sáng kiến dưới nhiều góc nhìn, sodan có thể mang lại phương án tốt nhất cho cả công ty và khách hàng.
Từ những giải thích về Horenso ở trên, việc không áp dụng nguyên tắc này hoàn toàn tiềm ẩn những thiệt hại to lớn. Nó không chỉ làm giảm hiệu quả công việc mà còn phát sinh những vấn đề tiêu cực, nhất là ở những nhiệm vụ mang tính chu kỳ (cycle).
Điển hình như dự án gần đây nhất của CMC Japan, anh Hải và cả team đã theo dõi và nhận ra rủi ro ẩn giấu khi xuất hiện một lượng lớn IP access từ nước ngoài truy cập hệ thống. Ngay lập tức, các thành viên đã báo cáo hiện trạng này và họp tìm hiểu vấn đề. Sau nhiều buổi thảo luận, ngoài việc tìm ra cách giám sát IP qua Login History, cả nhóm còn phát triển thêm một chức năng ghi nhận số lần truy cập, lập danh sách IP để thống kê và báo cáo. Kế hoạch này sau đó đã thực sự ngăn chặn được rủi ro và được đối tác đánh giá rất cao về khả năng nhìn thấu vấn đề cùng thái độ làm việc cực chuyên nghiệp của CMC Japan.
Anh Hải (thứ 3 từ trái qua) và các đồng nghiệp nhận giải ”Outstanding Performancer”
Lời khuyên nào dành cho các fresher sắp Nhật tiến?
Được hỏi về lời khuyên dành cho các bạn fresher ấp ủ giấc mơ chinh phục đất nước mặt trời mọc, anh Hải chia sẻ, “với ngôn ngữ có phần rắc rối như tiếng Nhật, đừng ngại sai mà hãy luôn mạnh dạn giao tiếp với đồng nghiệp hoặc các tiền bối để tiến bộ hơn mỗi ngày”.
Ngoài ra, nếu muốn dấn thân vào IT thì cần nắm vững kiến thức nền tảng. Quan trọng hơn là tìm cho mình một người bạn lớn đồng hành như CMC Japan. Có được một điểm đến tốt, với những đồng nghiệp thân thiện và cấp trên thấu hiểu, là chìa khoá để anh ngày càng gắn bó với nước Nhật và xem đây như ngôi nhà thứ hai của mình.
Nói về văn phòng Yokohama, anh Hải còn hào hứng chia sẻ thêm về những kỷ niệm vui cùng các anh chị em nhà CMC Japan. Anh hài hước nhấn mạnh không gian Free Space “cực ổn áp” với bia tươi miễn phí không bao giờ cạn và những câu chuyện cười không hồi kết ở đây. (cười)
Cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng, vẫn là ghi nhớ và làm việc theo quy tắc 報連相 (Horenso)!
Hy vọng qua bài viết này, các bạn sẽ thêm hiểu và vận dụng thành công quy tắc Horenso như anh Hải. Hẹn gặp lại tại CMC Japan vào một ngày không xa!
Thành viên CMC Japan cùng tham gia tiệc tổng kết
>> Ghé thăm Fanpage CMC Japan Careers để tìm hiểu thêm các thông tin về cơ hội nghề nghiệp và môi trường làm việc tại CMC Japan.
